Vous avez le feu vert de votre équipe de direction et vous avez décidé d’investir dans un programme de responsabilité sociale de l’entreprise (RSE) à l’échelle de l’entreprise pour mobiliser vos employés et soutenir votre mission sociale. Vous avez trouvé le meilleur outil numérique pour vous aider à concrétiser votre vision, et maintenant il est temps de vous préparer et de lancer. Vous vous demandez peut-être, et maintenant ? Comment pouvez-vous mettre en place votre programme pour le succès ?
Notre équipe d’experts qui soutiennent nos clients au quotidien partagent cinq pratiques exemplaires, fondées sur leur précieuse expérience, pour vous aider à vous préparer à un lancement de programme efficace.
1. Fixer des objectifs clairs
Des objectifs clairs et mesurables sont la clé du succès d’un programme. Si vous ne les avez pas déjà identifiés, c’est le moment idéal pour le faire. Le roulement du personnel est-il un défi pour votre organisation ? Voulez-vous montrer comment vous apportez une contribution positive à la société ? Vous cherchez à atténuer une crise de réputation ? Vous voulez être reconnu comme un employeur de choix ?
Réfléchissez à la façon dont les objectifs de votre programme peuvent contribuer à la stratégie globale de votre entreprise et déterminez des paramètres pour traduire ces objectifs en résultats mesurables. Voici quelques exemples pour vous inspirer : Réduire le roulement du personnel, être reconnu comme un excellent milieu de travail, accroître la productivité et accroître la participation à votre programme de dons et de bénévolat.
Cela vous aidera également à savoir comment mesurer vos résultats. Avez-vous besoin d’établir une base de référence ? Allez-vous mesurer cela à l’aide d’un sondage auprès des employés ? Existe-t-il d’autres sources de données sur lesquelles s’appuyer ? Quelles sont les exigences pour obtenir la certification ou le prix « Great Place to Work » ? Voulez-vous montrer les progrès réalisés vers les objectifs de développement durable de l’ONU ? Gardez la fin à l’esprit et planifiez à l’avance.
En ce qui concerne les paramètres opérationnels du programme, définissez une feuille de route avec des objectifs tels que le montant d’argent donné, les heures de bénévolat ou le nombre d’employés qui ont pris des mesures (comme l’organisation d’un événement). Vous voudrez aussi vous assurer que cela peut être facilement suivi.
2. Impliquer les bonnes équipes
L’intégration des bonnes équipes au bon moment est la clé d’un lancement réussi. L’appropriation du programme de dons de votre entreprise peut relever de la responsabilité de différentes équipes – ressources humaines, fondation de votre entreprise, communications ou équipe dédiée à la RSE ou au développement durable – il est donc essentiel de collaborer avec différents départements pour maximiser votre impact.
Nous avons constaté que l’adhésion des équipes suivantes est particulièrement importante :
- Les dirigeants de l’entreprise doivent servir de modèles et faire participer leurs équipes au programme.
- Ressources humaines pour créer un cadre pour le programme de dons et de bénévolat d’entreprise de votre entreprise.
- Communication interne pour assurer des communications claires et harmonisées avec les employés.
- IT pour un lancement en douceur d’un point de vue technique, comme la compatibilité, la liste blanche.
- Juridique pour examiner les exigences en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée, ou d’autres préoccupations juridiques.
3. Engager des ambassadeurs clés
Une excellente façon d’encourager la participation à votre programme de dons et de bénévolat est de faire appel à des ambassadeurs de l’ensemble de votre organisation. Ceci est particulièrement important si votre entreprise est répartie sur plusieurs bureaux.
Un réseau d’ambassadeurs locaux vous aidera à adapter votre programme à la culture locale, tout en restant aligné sur votre stratégie RSE globale. Cela vous fera également gagner du temps, car les ambassadeurs peuvent vous aider à éduquer vos employés et à répondre à leurs questions. Assurez-vous de les former avant le lancement afin qu’ils soient équipés pour soutenir votre programme de la meilleure façon possible.
Soyez à l’affût de collègues dévoués, passionnés par le programme, prêts à en faire la promotion auprès des autres employés et prêts à recueillir des commentaires et des idées pour améliorer le programme. Faites-leur savoir qu’il s’agit d’une occasion de croissance précieuse pour développer leurs compétences en leadership d’une manière amusante et significative. Vous pouvez mettre en place un système de candidature ou contacter les chefs d’équipe pour leur recommander des membres à fort potentiel. Ces ambassadeurs seront un pilier de votre programme, chérissez-les !
4. Personnaliser la plateforme
Si vous avez opté pour une plateforme numérique, c’est le moment de vous l’approprier, de communiquer les raisons de votre programme, y compris des histoires ou des lignes directrices inspirantes pour vos employés. Différentes solutions ont différentes options de personnalisation, de l’ajout de votre logo à une solution complète en marque blanche pour votre entreprise.
Selon la situation et la stratégie de votre entreprise, vous pouvez activer (ou désactiver) certaines fonctions de la plateforme de don et de bénévolat d’entreprise que vous avez choisie. Certains fournisseurs vous offrent la flexibilité, par exemple, de commencer par le bénévolat sur le terrain et de l’étendre à d’autres formes de dons et de bénévolat à mesure que vos programmes prennent de l’ampleur. Ou encore, vous avez peut-être déjà des organismes de bienfaisance avec lesquels votre entreprise a déjà collaboré dans le passé. S’ils ne sont pas déjà sur la plateforme, ils peuvent être ajoutés pour assurer la continuité de votre relation.
Vous ne savez toujours pas si une plateforme numérique vous convient ? Découvrez pourquoi la numérisation de votre programme RSE est essentielle
5. Planifiez vos activités de lancement
Enfin et surtout, n’oubliez pas de communiquer avec vos employés. C’est une période passionnante ! Planifiez vos activités de lancement pour informer, éduquer et mobiliser vos employés dès le premier jour. Nous avons constaté que les activités suivantes fonctionnent bien avec nos clients :
- Atelier de présentation du programme, de vos objectifs et d’activités amusantes pour motiver vos employés à commencer à contribuer à votre programme.
- Vidéo avec l’équipe de leadership et les ambassadeurs pour servir d’accroche-regard et enthousiasmer vos employés au sujet du lancement.
- Don à l’échelle de l’entreprise par lequel vos employés votent pour une cause et l’entreprise s’engage à lui verser un certain montant. L’appariement des dons est ici un levier puissant !
- Collecte de marchandises à l’échelle de l’entreprise pour commencer à avoir un impact dès le départ, par exemple une collecte de vêtements dans vos bureaux pendant le lancement.
Selon vos canaux de communication internes, vous pouvez également publier des articles internes, envoyer des courriels de lancement, utiliser l’affichage numérique ou créer des affiches ou des flyers pour votre bureau.
C’est l’heure du lancement
Félicitations ! Vous êtes prêt à lancer votre programme et à commencer à donner à vos employés les moyens de changer le monde – allez-y !
Si vous voulez faire passer votre programme de dons d’entreprise et de bénévolat des employés à un niveau supérieur, commencez dès aujourd’hui en programmant une démo de la plateforme Alaya.
Ou, si vous n’avez pas encore décidé si un programme de dons et de bénévolat d’entreprise vous convient, consultez nos ressources pour savoir pourquoi les millénaires s’attendent à cela de la part des employeurs et abonnez-vous à notre blog pour obtenir plus de renseignements et de mises à jour directement dans votre boîte de réception (défilez vers le bas pour vous inscrire).