Politique de confidentialité

• OBJET

1.1. La présente Politique de confidentialité a pour objet d’informer les Utilisateurs sur la nature des données personnelles collectées et traitées par Alaya, ainsi que sur la finalité de ce traitement et les droits des Utilisateurs vis-à-vis des données personnelles recueillies.  

1.2. La présente Politique de confidentialité s’applique en sus des conditions générales et des autres documents compris dans la Documentation contractuelle. En cas de divergence entre les conditions générales et les présentes conditions, ces dernières l’emportent.

1.3. En cas de désaccord avec la présente Politique de confidentialité, l’Utilisateur est invité à ne pas utiliser le Site ou la Plateforme et à ne pas communiquer ses données personnelle

1.4. Un tableau récapitulatif des données traitées (le Tableau des Données) est annexé à la présente Politique de confidentialité.

• DONNÉES COLLECTÉES

2.1. Informations collectées automatiquement. En consultant le Site ou en utilisant la Plateforme, certaines données concernant l’Utilisateur sont collectées automatiquement (adresse IP, localisation, pages consultées, date et heure de consultation, cookies ou technologies similaires, préférence du navigateur, système d’exploitation, données d’accès, etc.). Outre les données collectées directement par Alaya, certaines données peuvent être collectées par d’autres fournisseurs de services tels que Google Analytics, Hubspot, Hotjar, Segment, Intercom, Salesmachine, ou Mixpanel. Seules les politiques de confidentialité desdits fournisseurs de services sont applicables lorsque ceux-ci collectent des données et Alaya ne peut être tenue responsable de leur traitement. Pour en apprendre davantage sur l’utilisation des cookies, veuillez consulter la Politique de gestion des cookies.

2.2. Informations fournies librement par les Utilisateurs. L’Utilisateur peut être amené à fournir des données personnelles le concernant afin de pouvoir profiter des Services proposés par Alaya. Les données nécessaires à l’utilisation sont notamment :

(i) Pour tous les Utilisateurs : l’adresse email, le prénom, le nom, respectivement la raison sociale, la langue natale, ses compétences et ses centres d’intérêts.

(ii) Pour les Employeurs :  nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, nom de l’entreprise, représentant. 

(iii) Pour les Collaborateurs : nom, prénom, adresse email, sexe, Employeur, etc. 

(iv) Pour les Bénéficiaires : nom, respectivement raison sociale, représentant, activités, email etc. .

Ces données sont obligatoires et leur absence peut rendre impossible la fourniture des Services. Au-delà des données nécessaires pour accéder aux Services, des données optionnelles peuvent être fournies volontairement par l’Utilisateur telles qu’une photographie, centres d’intérêt, hobbies, biographie, participation à des activités, moyens de paiements enregistrés, réponses à des questions lors de sondages, etc. 

Les données nécessaires à l’utilisation (obligatoires) sont mentionnées dans les formulaires par l’ajout d’un astérisque ou l’impossibilité de valider le formulaire sans remplir le champ dédié.

2.3. Informations fournies par l’Employeurs. Les Employeurs peuvent inscrire directement leurs Collaborateurs sur la Plateforme. Ils fournissent dans ce cadre des informations personnelles concernant les Collaborateurs. L’Employeur confirme qu’il est et est seul responsable de l’obtention du consentement des Collaborateurs à leur inscription sur la Plateforme et la fourniture des informations nécessaires à cet effet.

2.4. Informations fournies par des tiers. Le Tableau des Données liste les informations fournies par des tiers récoltées et traitées par Alaya.

2.5. Informations concernant des mineurs. Alaya s’efforce d’assurer qu’aucune donnée concernant des mineurs n’est collectée sauf accord contraire des représentants légaux ou dans le cadre d’accords spécifiques avec des écoles ou autres Clients. Les données qui pourraient être collectées de manière involontaire sont détruites dans les plus brefs délais suivant la découverte par Alaya d’une telle collecte.

2.6. Informations liées à l’utilisation. En utilisant les Services d’Alaya, certaines données sont collectées par l’utilisation de ceux-ci. Les Données récoltées sont listées dans le Tableau des Données.

• UTILISATION DES DONNÉES COLLECTÉES

3.1. Données collectées automatiquement. Les données collectées automatiquement permettent à Alaya d’analyser le comportement des Utilisateurs sur le Site et la Plateforme, le trafic et les préférences, notamment afin d’optimiser et d’améliorer la qualité de ses Services.

3.2. Les données fournies par les Utilisateurs, l’Employeur ou des tiers et les données collectées lors de l’utilisation des Services. Alaya traite et exploite les données nécessaires afin de remplir ses obligations contractuelles ou légales et vérifier le respect des conditions d’utilisation. Le traitement de ces données permet également de fournir un contenu personnalisé pour mieux répondre aux attentes de l’Utilisateur.

3.3. Le Tableau des Données détaille le moment de la collecte et l’utilisation des types de données récoltées.

• COMMUNICATION ET TRANSMISSION DES DONNÉES

4.1. Les données personnelles de l’Utilisateur ne sont pas transmises à des tiers avec l’intention de les utiliser à des fins de marketing direct, sauf autorisation contraire de l’Utilisateur.

4.2. Les données personnelles de l’Utilisateur peuvent être transmises ou communiquées à des tiers dans les cas suivants : 

(i) dans le but d’exécuter les obligations découlant de la mise en relation entre Collaborateur et Bénéficiaires. En particulier, lors de la fourniture de Prestations par un Collaborateur en faveur d’un Bénéficiaire. Les données récoltées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme peuvent également être utilisées à des fins de promotions de profils, postes ou articles similaires ou identiques susceptibles d’intéresser l’Utilisateur ;

(ii) lors de l’ouverture de compte auprès des partenaires financiers pour permettre les paiements ;

(iii) dans le but de permettre aux Employeurs de connaitre l’activité totale des Collaborateurs autorisés par celui-ci sur la Plateforme ainsi qu’aux Collaborateurs de la même Entreprise ;

(iv) dans le cadre de la fourniture des prestations de services au nom de Alaya ;

(v) lorsque l’Utilisateur y a consenti ;

(vi) lors de promotions ou programmes communs avec des partenaires ;

(vii)  lorsque la loi l’exige ou qu’une communication est raisonnablement nécessaire afin d’exécuter une décision judiciaire ou de réagir à une prétention juridique ;

(viii) en cas de fusion, d’acquisition de la société ou de parts d’entreprise par une autre société.

Le Tableau des Données précise la finalité du traitement des données récoltées.

4.3. Il est rappelé que le traitement des données par les tiers auxquels Alaya peut être amenée à communiquer des données relève exclusivement de la politique de confidentialité desdits tiers. Alaya ne peut être tenue responsable de leur utilisation.

4.4. Par principe, les données personnelles des Employés peuvent être communiquées et partagées avec tous les autres collaborateurs de la même Entreprise et avec l’Employeur, principalement par le biais des fonctionnalités de réseau social de la Plateforme (par exemple, en tant qu’Utilisateur, vous pouvez voir tous les autres Utilisateurs qui ont créé un compte et vous pouvez les inviter à des activités spécifiques). Les Collaborateurs peuvent indiquer, pour certaines Prestations (telles que définies dans les conditions applicables à l’utilisation de la Plateforme) que les informations les concernant soient rendues anonymes pour leur Employeurs (par exemple, le montant d’un don opéré à travers la Plateforme).

4.5. Alaya se réserve le droit d’anonymiser certaines données dans le but de les utiliser ou de les transmettre à des tiers à des fins de recherche, de statistique ou de marketing.

• DROITS DES UTILISATEURS

5.1. Droit d’accès et droit à la portabilité des données. L’Utilisateur peut à tout moment requérir que les données personnelles stockées par Alaya le concernant lui soient transmises, dans un format structuré, communément utilisé et lisible par machine. L’Utilisateur peut en outre demander à Alaya de transmettre lesdites données personnelles directement à un autre responsable du traitement, ce que Alaya entreprendra dans un délai raisonnable et dans la mesure techniquement possible.

5.2. Droit de rectification. L’Utilisateur dont les données sont inexactes ou incomplètes a le droit d’obtenir leur rectification.

5.3. Droit de rétractation et/ ou opposition. L’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à la collecte ou au traitement de certaines données le concernant (opting out). Cette opposition peut entraîner la cessation de l’utilisation du Site ou de la Plateforme.

5.4. Droit à la suppression. L’Utilisateur a le droit de requérir l’effacement des données personnelles le concernant lorsque leur utilisation n’est plus nécessaire ou que l’Utilisateur n’est plus d’accord avec le traitement de ses données. Ces données seront supprimées dans les plus brefs délais, sauf disposition légale contraire.

5.5. Exercice des droits. Pour exercer les droits ci-dessus, l’Utilisateur peut faire une demande à tout moment à l’adresse suivante : [email protected]

• SÉCURITÉ

6.1. Alaya prend la protection des données de ses Utilisateurs très au sérieux et s’engage à traiter leurs données personnelles de manière confidentielle et avec la plus grande précaution. Alaya prend notamment les mesures de sécurité appropriées afin d’empêcher l’accès, la divulgation, la modification ou la destruction non autorisées des données collectées conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et l’ordonnance relative (OLPD). Toutefois, bien que certaines données personnelles soient chiffrées, Alaya ne peut garantir une protection complète et intégrale des données contre les traitements non autorisés en raison des risques liés à l’utilisation d’internet et des moyens de communication électronique.

• CONSERVATION DES DONNÉES

7.1. Les données collectées par Alaya sont conservées aussi longtemps que la finalité pour laquelle elles ont été récoltées le requiert, sous réserve de dispositions légales prévoyant des périodes de conservation des données plus longues. Passé ce délai, les données personnelles sont supprimées. 

7.2. La durée de conservation des données est précisée pour chaque type de données dans le Tableau des données.

• MODIFICATIONS/ DIVERS

8.1. Alaya se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à tout moment. Les modifications seront publiées sur le Site et la Plateforme et entreront en vigueur dès la date de mise en ligne.

8.2. La Politique de confidentialité actuellement en ligne est applicable. En poursuivant la navigation sur le Site ou la Plateforme, l’Utilisateur accepte la Politique de confidentialité en vigueur.

8.3. La Politique de confidentialité est rédigée en français et anglais. En cas de divergence entre les versions, la version anglaise fait foi.

Annexe à la Politique de Confidentialité

Résumé des Données collectés par Alaya

*Aux fins de la présente annexe, le terme « Prestataires de services d’Alaya » pour les services spécifiques énumérés est le suivant :