Lorsqu’il est bien fait, l’embarquement virtuel améliore l’expérience et l’engagement de l’employé.
Avec l’augmentation soudaine du travail à domicile, les équipes s’efforcent de mettre à jour leurs processus et leurs flux de travail afin de trouver les moyens les plus efficaces et les plus productifs de travailler à distance.
L’arrivée d’un nouvel employé ajoute une couche à tout cela.
Comment s’assurer que le processus d’intégration se déroule sans problèmes et que le nouveau membre de votre équipe saisisse bien ses responsabilités et le sentiment de faire partie de l’équipe ?
Les premiers jours et les premières semaines d’un nouvel emploi sont cruciaux : selon une étude de Glassdoor, l’intégration d’un excellent employé peut améliorer de 82 % le taux de rétention du personnel. Et nous voulons que ces nouveaux talents restent, n’est-ce pas ?
La création d’un classeur électronique d’intégration et l’utilisation d’outils de gestion des tâches partagées sont plutôt faciles et rapides à mettre en place, le transfert et la culture de votre entreprise sont une autre affaire lorsque tout le monde travaille à domicile.
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des moyens d’exploiter l’ensemble de l’équipe dans le processus d’intégration afin de faire passer la culture avant tout. Voici comment nous avons abordé la question à Alaya, afin de tirer le meilleur parti des outils et des équipes et de cultiver notre culture – malgré la distance physique.
1. Commencez avant le premier jour
Dans ces circonstances éloignées, il est encore plus important qu’auparavant de s’assurer que votre nouvel employé dispose de ce dont il a besoin dès son premier jour pour pouvoir se connecter ou téléphoner.
Créez un plan d’intégration et envoyez un courriel de bienvenue avec tous les identifiants et mots de passe nécessaires avant le premier jour. Ainsi, le jour de l’arrivée, vous pourrez vous concentrer sur les présentations, couvrir les sujets importants et vous familiariser avec la culture sans que des problèmes techniques ne vous ralentissent.
N’oubliez pas de partager le plan d’embarquement avec toute l’équipe et de fixer les objectifs pour les premières semaines afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
Sortez le calendrier et planifiez pour la semaine avant leur premier jour
2. Plongez dans votre entreprise
Un bon objectif de la semaine d’intégration est de permettre au nouveau venu de s’immerger dans l’entreprise, notamment en lui indiquant à qui s’adresser pour quelles questions, ce qui fait la force de votre entreprise et certains des principaux défis à relever. Prévoyez du temps pour des réunions en face à face avec non seulement votre supérieur direct, mais aussi avec toutes les équipes avec lesquelles il travaillera.
Il est bon d’inclure des lectures dans le classeur virtuel d’accueil pour que le nouveau venu se familiarise avec le sujet entre les réunions afin qu’il puisse approfondir sa compréhension de l’entreprise. Avant d’être opérationnel, c’est le moment de se familiariser avec votre entreprise et de faire connaissance avec l’équipe.
3. Briser la glace avec des rattrapages informels
Le rapport formel 1:1 avec le patron et l’équipe est important, mais rien ne forge mieux les relations étroites au sein d’une équipe que les occasions informelles de se rattraper et de parler d’autre chose que du travail.
Maintenant que nous n’avons plus le luxe de ces discussions spontanées autour d’un café au lait, le nouvel embauché risque de se sentir exclu du reste de l’équipe. Comme vous les avez déjà mis en place avec vos outils la semaine précédente, vous pouvez facilement organiser des déjeuners partagés, des boissons virtuelles après le travail ou les inviter sur un canal Slack informel pour des blagues et des mises à jour personnelles. Comme le suggère Melisa Llarena, experte en transition de carrière, vous pouvez également vous connecter par le biais d’activités : Essayez une série d’événements virtuels Trivial Pursuit, Pictionary, ou 3D onboarding !
Déjeuner d’équipe avec les nouveaux membres de notre équipe Alaya
4. Mettez en place un système de jumelage
Une fois les premières introductions effectuées et la glace brisée, comment s’assurer que l’embarquement se poursuivra après la première semaine ? Une façon de s’assurer que cela se produise dans le cadre du travail quotidien est d’assigner un copain en ligne ou « buddy » à chaque nouvel employé. Essayez de le jumeler avec quelqu’un d’un autre service, ce qui favorisera également la communication entre les services. Cela encourage les discussions informelles régulières, facilite les questions et, en complément, un collègue de confiance peut aider le nouvel arrivant à comprendre la culture de l’entreprise à chaque étape.
Un compagnon de confiance peut aider le nouvel arrivant à comprendre la culture de l’entreprise à chaque étape
Trouver le processus parfait prend du temps
Une grande culture est au cœur de toute entreprise et différencie souvent le bon du grand.
Parmi tous les conseils et informations, n’oubliez pas d’être aimable envers vous-même et votre équipe. Cette situation est nouvelle pour beaucoup et il faudra du temps pour s’y adapter et trouver les pratiques qui vous conviennent. Essayez différentes options pour voir ce qui fonctionne le mieux pour vous.
Après tout, le processus d’intégration dure des semaines et des mois (certains affirment qu’il devrait durer 90 jours), de sorte qu’il y aura de nombreuses possibilités de le corriger si nécessaire.
Cultiver votre culture lorsque vous êtes séparés physiquement devient de plus en plus crucial, tout en étant plus difficile. Mais cela peut être fait, si nous sommes délibérés et déterminés, si nous mettons votre équipe sur la voie de la réussite pour l’ensemble de l’expérience des employés.