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Comment Union Bancaire Privée, Nexthink, Société Générale, et Slack s’adaptent et gèrent le retour au travail dans un monde touché par le COVID

S’adapter à une nouvelle normalité

 

Il est clair maintenant que la pandémie de COVID-19 a posé des défis sans précédent à l’humanité et aux organisations. Alors que le confinement et les restrictions changent en fonction de l’évolution du virus, l’adaptation et la gestion du retour au travail créent un nouvel ensemble de défis et d’éléments à prendre en compte.

Ceci dit, de nombreuses entreprises se sont montrées à la hauteur de la situation en protégeant leurs employés, en favorisant la productivité et en maintenant une culture de travail positive et qui a du sens. Des initiatives de solidarité visant à aider les communautés au passage rapide au virtuel des principaux processus des Ressources Humaines, à la créativité et au renforcement du moral des employés, les employeurs ont fait preuve de résilience en s’adaptant à la situation pour soutenir et faire participer leurs employés.

Bien que la situation évolue rapidement et que certains bureaux resteront fermés, là où un retour sur le lieu de travail est possible ou que la présence physique est d’une importance majeure, il est essentiel de s’adapter.

Avec les conseils des autorités et des experts accompagnés de recommandations, il peut être difficile d’examiner et de mettre en œuvre les pratiques.

Dans cet article, nous vous présentons des exemples de la façon dont les entreprises ont géré le retour au travail et l’adaptation qui l’accompagne.

 

1. L’Union Bancaire Privée double sa communication interne

 

Outre les mesures de protection, la communication interne a été essentielle pendant la période du COVID-19 au sein du groupe bancaire Union Bancaire Privée (UBP). Ils ont lancé une circulaire d’information hebdomadaire sur le COVID pour tout le personnel et une page intranet dédiée, ainsi qu’un numéro spécial entièrement numérique de leur magazine interne.

Le magazine donne aux employés un aperçu en coulisse du plan de continuité des activités de la banque et présente les personnes ayant réalisé la mise en pratique du plan.

L’une des autres initiatives visant à encourager les collègues et à garder le moral était une série de messages sur l’intranet présentant des employés décrivant leurs expériences du confinement et du travail à domicile.

 

2. Nexthink propose du choix à ses employés

 

Source: Nexthink

Chez Nexthink, une société de solutions informatiques, la santé et la sécurité des employés représentent également la priorité absolue. Le retour au bureau s’effectue de manière strictement volontaire et l’entreprise encourage vivement les employés à continuer de travailler à domicile dans un avenir proche, jusqu’à ce qu’un vaccin soit disponible ou que le risque d’infection soit atténué autrement.

Des bureaux ont été ouverts afin d’accueillir les quelques personnes ayant vraiment du mal à travailler à domicile pour des raisons personnelles (petits logements, enfants à la maison, aménagement insuffisant du bureau à domicile, etc.). Actuellement, moins de 10 % des employés ont recours à cette option. Dans un premier temps, afin de rendre leurs bureaux conformes aux exigences des autorités, l’équipe du lieu de travail :

  • a installé une signalisation claire, conforme et innovante afin d’aider les employés à respecter les nouvelles exigences et à se protéger ;
  • a mis en œuvre un programme de formation que tous les employés doivent suivre avant de revenir. Un plan d’intervention détaillé est prêt à être activé au cas où un employé tomberait malade en raison du COVID-19 ; ce plan comprend la notification de toutes les autres personnes ayant pu être en contact avec cet employé et la fermeture du bureau pour y effectuer un nettoyage complet ;
  • a préparé un kit spécial pour accueillir les employés à leur retour au bureau ; ce kit comprend des collations individuelles emballées, des jus de fruits, une note de bienvenue et une bouteille de désinfectant pour les mains ;
  • a mis en place un bureau de contrôle comportant l’équipement de protection individuelle, les instructions, les protocoles et les thermomètres nécessaires ;
  • fournit de l’aide d’un des membres de leur équipe au bureau du point de contrôle pour accueillir et guider les Nexthinkers (employés).

“Nous adaptons nos pratiques au fur et à mesure que la situation évolue ; ainsi, bien qu’un grand nombre de nos bureaux resteront fermés jusqu’à la fin de l’année, notre équipe Workplace s’efforce continuellement d’offrir aux Nexthinkers un excellent environnement de bureau, en toutes circonstances” — explique Nina Zellweger, spécialiste de l’engagement des employés chez Nexthink.

 

3. La Société Générale privilégie la sécurité tout en maintenant ses services de haute qualité

 

Source: Société Générale

Les bureaux suisses de la Société Générale ont également placé la santé et la sécurité de leurs employés et de leurs clients au centre de leurs préoccupations, tout en assurant la continuité des activités. En plus de suivre les instructions des autorités locales, le groupe de services financiers a adopté des mesures spécifiques concernant l’hygiène, la distanciation, les rotations en sous-équipes et le travail à domicile, afin de réduire les risques pour ses équipes. Par exemple, il a adapté ses politiques relatives au temps de travail pour offrir plus de flexibilité à ses employés, afin qu’ils puissent éviter les heures de pointe dans les transports publics. 

Lorsque le confinement fût levé, la Société Générale a donné à chaque employé des kits sanitaires comprenant des masques et du désinfectant pour les mains, ainsi que des documents de communication concernant la manière d’utiliser ces produits correctement et les mesures prises dans ses bureaux. Cela a permis au personnel de se sentir en sécurité dans son environnement de travail.  

Afin de rester connectée et à l’écoute de ses employés, l’entreprise a également lancé les initiatives suivantes : 

  • des séances d’information régulières en ligne pour tous les employés, afin de les informer de l’évolution de la situation et des mesures mises en œuvre par la banque (nettoyage renforcé des locaux, marquage au sol, distanciation sociale entre collègues, mise à disposition illimitée de masques et de gel, instructions relatives aux déplacements, etc.) ;
  •  une page Intranet dédiée contenant toutes les informations concernant la crise sanitaire et les mesures internes ;
  •  un réseau social permettant aux employés d’échanger des informations sur des questions personnelles, telles que les meilleures façons de garder les enfants occupés pendant le confinement.

 

4. Slack s’éloigne de sa « culture centrée sur le bureau »

 

Source: Slack dans Harvard Business Review

Les bureaux de Slack sont fermés depuis mars et l’entreprise a récemment annoncé que ses bureaux resteraient fermés jusqu’en juin 2021. Elle rejoint d’autres entreprises technologiques ayant annoncé des nouvelles similaires, telles que Google. Pour ces entreprises, le passage au travail à distance est peut-être plus facile que pour d’autres.

Après avoir fermé leurs bureaux et effectué un nettoyage en profondeur au début de la pandémie, l’entreprise a modifié ses pratiques afin de faciliter le travail à distance, en créant des ressources telles que des webinaires pour ses employés. Elle s’est appuyée davantage sur son outil de messagerie interne pour faciliter la communication et la collaboration, deux éléments très importants, et a créé des canaux particuliers pour différents flux de travail, tels que l’intégration de nouveaux employés.

S’éloignant de son ancienne « culture centrée sur le bureau », l’entreprise technologique « utilise cette période pour essayer de nouvelles choses et remettre en question des hypothèses de longue date sur presque tout », selon Robbie Kwok, vice-président principal des ressources humaines chez Slack. Cela comprend la révision des politiques de recrutement afin de répondre aux demandes des candidats à distance, le passage à un rythme de travail asynchrone à l’aide d’une communication plus écrite et, à plus long terme, la recherche de moyens de créer une culture d’appartenance et d’inclusion dans un monde donnant la priorité à la distance. 

 

Aller au-delà des exigences pour soutenir leurs employés

 

La pandémie a amené les employeurs du monde entier à s’adapter et à faire preuve de souplesse. Toutes les équipes RH ont pour fonction essentielle de soutenir les employés et l’entreprise, afin d’assurer la santé et la sécurité du personnel, ainsi que la continuité des activités. 

Et dans les entreprises où cela était possible, accueillir les employés à leur retour au bureau n’a pas été facile et a nécessité de la planification, de la communication et beaucoup d’empathie. Comme ces exemples nous le montrent, l’essentiel est de garder à l’esprit les objectifs et les valeurs de votre entreprise et de mettre les employés en première ligne pour les aider à se sentir en sécurité, afin qu’ils puissent travailler de leur mieux.

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