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Wie sich Union Bancaire Privée, Nexthink, Société Générale, und Slack in einer COVID-Welt anpassen und eine Rückkehr zur Arbeit handhaben

 

Anpassung an eine neue Normalität

 

Inzwischen ist es klar: Die COVID-19-Pandemie hat die Menschheit und Organisationen vor beispiellose Herausforderungen gestellt. Da sich Lockdowns und Einschränkungen mit der Entwicklung des Virus ändern, schaffen Anpassung und Handhabung der Rückkehr zur Arbeit neue Herausforderungen und führen zu neuen Erwägungen.

Viele Unternehmen zeigten sich dabei der Situation gewachsen, ihre Mitarbeiter zu schützen, Produktivität zu ermöglichen und eine positive, zweckorientierte Kultur der Arbeit aufrechtzuerhalten. Von solidarischen Initiativen zur Unterstützung von Communities bis zur schnellen Virtualisierung zentraler HR-Prozesse und kreativen Verfahren zur Steigerung der Moral ihrer Angestellten haben Arbeitgeber ihre Anpassungsfähigkeit an die Situation und ihre Fähigkeit zur Mitabeitermotivation unter Beweis gestellt.

Da sich die Situation schnell ändert und einige Büros geschlossen bleiben, ist an Orten, an denen eine Rückkehr zum Arbeitsplatz möglich ist oder an denen es auf physische Präsenz ankommt, Anpassung von zentraler Bedeutung.

Auch mit Anleitung von Behörden und Experten, die sich mit Empfehlungen einbringen, kann es schwierig sein, Praktiken zu durchforschen und sie umzusetzen.

In diesem Post teilen wir Beispiele, wie Unternehmen die Rückkehr zur Arbeit und die damit verbundene Anpassung angegangen sind.

 

1. Union Bancaire Privée verstärkt die interne Kommunikation

 

Neben Schutzmassnahmen war während der Covid-19-Pandemie bei der Bankengruppe Union Bancaire Privée (UBP) die interne Kommunikation von zentraler Bedeutung. Sie lancierten ein wöchentliches Rundschreiben an alle Mitarbeiter mit Informationen zu Covid und eine spezielle Intranetseite sowie eine vollständig digitale Sonderausgabe ihres internen Magazins.

Das Magazin ermöglicht den Mitarbeitern einen Blick hinter die Kulissen des Aktionsplans der Bank zur Weiterführung der Geschäfte und stellt die Personen vor, die ihren Teil des Plans erfolgreich umgesetzt haben.

Eine weitere Initiative zur Ermutigung der Kollegen und Aufrechterhaltung ihrer Moral bestand in einer Reihe von Posts im Intranet, in denen Mitarbeiter ihre persönlichen Erfahrungen mit dem Lockdown und dem Arbeiten von zu Hause aus beschreiben.

 

2. Nexthink lässt seinen Mitarbeitern die freie Wahl

 

Quelle: Nexthink

Bei Nexthink, einem Unternehmen für IT-Lösungen, haben Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter ebenfalls höchste Priorität. Die Rückkehr ins Büro ist streng freiwillig und die Mitarbeiter werden nachdrücklich ermutigt, auf absehbare Zeit weiter von zu Hause aus zu arbeiten, bis ein Impfstoff vorhanden ist oder die Ansteckungsgefahr auf andere Weise verringert wird.

Das Unternehmen hat Büros für eine kleine Anzahl von Personen eingerichtet, die aus persönlichen Gründen (kleine Wohnung, Kinder zu Hause, unzureichende Einrichtung des Home Office usw.) echte Schwierigkeiten haben, von zu Hause aus zu arbeiten. Derzeit nutzen weniger als 10 % der Mitarbeiter diese Möglichkeit. Als ersten Schritt der Anpassung der Büros an die Vorgaben der Behörden hat das Workplace-Team:

  • eine klare, regelkonforme und neue Beschilderung angebracht , um den Mitarbeitern zu helfen, die neuen Vorgaben zu beachten und sich selbst zu schützen. 
  • ein Schulungsprogramm implementiert, das alle Mitarbeiter vor Rückkehr absolvieren müssen. Falls ein Mitarbeiter infolge von COVID-19 erkranken sollte, besteht ein detaillierter Reaktionsplan, der die Benachrichtigung aller möglichen Kontaktpersonen sowie die Schliessung des Büros für eine gründliche Reinigung umfasst. 
  • ein spezielles Kit zur Begrüssung zurückkehrender Mitarbeiter vorbereitet, das individuell verpackte Snacks, Säfte, ein Willkommensschreiben und eine Flasche Handdesinfektionsmittel enthält. 
  • einen Checkpoint Desk eingerichtet mit der erforderlichen persönlichen Schutzausrüstung sowie Anweisungen, Protokollen und Thermometern. 
  • sichergestellt, dass die Mitarbeiter bei Begrüssung und Einweisung der Mitarbeiter von einem der Teammitglieder tatkräftige Unterstützung in allem, was sie benötigen, erhalten. 

“Wir passen unsere Praktiken an die sich ändernde Situation an. Während viele unserer Büros bis Ende des Jahres geschlossen bleiben, arbeitet unser Workplace-Team kontinuierlich daran, Nexthinkers unter allen Umständen ein grossartiges Büroerlebnis zu bieten” — so Nina Zellweger, Spezialistin für Mitarbeiterengagement bei Nexthink.

 

3. Société Générale priorisiert Sicherheit unter Beibehaltung ihrer hochwertigen Dienstleistungen

 

Quelle: Société Générale

Auch für die Schweizer Büros der Société Générale stehen Gesundheit und Sicherheit ihrer Mitarbeiter und Kunden bei gleichzeitiger Sicherstellung der geschäftlichen Kontinuität im Vordergrund. Zusätzlich zu den Vorgaben der lokalen Behörden hat die Finanzdienstleistungsgruppe spezifische Massnahmen in Bezug auf Hygiene, Abstandshaltung, Rotation von Kleingruppen und Arbeit von zu Hause aus getroffen, um die Risiken für ihre Teams zu verringern. So sind zum Beispiel ihre Arbeitszeitvorschriften angepasst worden, um ihren Mitarbeitern zur Vermeidung von Stosszeiten bei öffentlichen Verkehrsmitteln mehr Flexibilität zu bieten.

Als die Lockdowns aufgehoben wurden, beschaffte Société Générale für alle Mitarbeiter Hygiene-Kits mit Masken, Handdesinfektionsmittel und Hinweisen zu deren richtiger Verwendung sowie zu den in ihren Büros ergriffenen Massnahmen. Dadurch konnten sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsumfeld sicher fühlen. Um mit seinen Mitarbeitern in Verbindung zu bleiben und auf sie einzugehen, hat das Unternehmen ausserdem die folgenden Initiativen lanciert:

  • Regelmässige Online-Briefings für alle Mitarbeiter, die sie über den Stand der Dinge und die von der Bank ergriffenen Massnahmen informieren (verstärkte Reinigung der Räumlichkeiten, Bodenmarkierungen, Abstandhalten zwischen Kollegen, unbegrenzte Bereitstellung von Masken und Gel, Reiseanweisungen usw.).
  •  Eine spezielle Intranetseite mit allen Informationen zur Gesundheitskrise und zu internen Massnahmen.
  • Ein soziales Netzwerk, in dem Mitarbeiter Informationen austauschen können zu persönlichen Themen wie zum Beispiel beste Praktiken, um Kinder während des Lockdowns zuhause beschäftigt zu halten.

 

4. Slack rückt von seiner „bürozentrierten Kultur“ ab.

 

Quelle: Slack in Harvard Business Review

Die Büros von Slack sind seit März geschlossen und das Unternehmen hat kürzlich angekündigt, seine Büros bis Juni 2021 geschlossen zu halten. Sie schliessen sich damit anderen Technologieunternehmen an, die wie Google ähnliche Ankündigungen gemacht haben. Diesen Unternehmen könnte die Umstellung auf Remote-First-Arbeit leichter als anderen fallen.

Nachdem sie zu Beginn der Pandemie Büros geschlossen und gründlich gereinigt hatten, stellten sie ihre Praktiken um, um eine Remote-Arbeitsumgebung zu ermöglichen, und lancierten Ressourcen wie Webinare für ihre Mitarbeiter. Sie verliessen sich dabei stärker auf ihr internes Messaging-Tool, um hochwichtige Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern; für verschiedene Workstreams wie das Onboarding neuer Mitarbeiter wurden spezifische Kanäle geschaffen.

Das Technologieunternehmen mit seiner ehemaligen „bürozentrierten Kultur“ schreitet voran und „nutzt diesen Moment als Gelegenheit, neue Dinge auszuprobieren und lang gehegte Annahmen zu fast allem in Frage zu stellen“, so Robbie Kwok, Senior Vice President und Personalbeauftragter bei Slack. Dies beinhaltete die Überarbeitung der Einstellungspolitik zur Berücksichtigung von Remote-Bewerbern, den Übergang zu einem asynchronen Arbeitsrhythmus durch verstärkte schriftliche Kommunikation und längerfristig das Finden von Wegen zur Schaffung einer Kultur der Zugehörigkeit und Inklusion in ein Umfeld des Remote-first. 

 

Über die Vorgaben hinausgehen, um Mitarbeiter zu unterstützen

 

Die Pandemie hat Arbeitgebern auf der ganzen Welt Anpassung und Beweglichkeit abverlangt. HR-Teams haben überall die wesentliche Funktion, Mitarbeiter und Unternehmen zu unterstützen, Gesundheit, Sicherheit und geschäftliche Kontinuität sicherzustellen. 

Selbst an Orten, an denen dies möglich ist, war es nicht einfach, Mitarbeiter wieder im Büro zu begrüssen, was Planung, Kommunikation und sehr viel Einfühlungsvermögen erforderte. Wie diese Beispiele zeigen, geht es darum, sich an das Ziel und die Werte Ihres Unternehmens zu erinnern und die Mitarbeiter an die erste Stelle zu setzen, um ihnen zu helfen, sich sicher zu fühlen, um bei der Arbeit ihr Bestes zu geben.

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